Auditor harus memperoleh pemahaman tentang pengendalian internal yang relevan dengan audit pada saat mengindentifikasi dan menilai risiko kesalahan penyajian material. Auditor memiliki tanggung jawab untuk mengkomunikasikan jika terdapat defisiensi pengendalian internal perusahaan yang terkait dengan laporan keuangan kepada pihak yang bertanggung jawab atas tata kelola dan manajemen.

Defisiensi dalam pengendalian internal terjadi ketika (SA 265):

• Suatu pengendalian didesain, diterapkan atau dioperasikan sedemikian rupa sehingga pengendalian tersebut tidak dapat mencegah, atau mendeteksi dan mengoreksi kesalahan penyajian dalam laporan keuangan secara tepat waktu.
• Tidak adanya suatu pengendalian yang diperlukan untuk mencegah, atau mendeteksi dan mengoreksi kesalahan penyajian dalam laporan keuangan secara tepat.

Defisiensi signifikan menurut SA 265 adalah

 

Definisi Management Letter

Management letter adalah surat yang dibuat oleh Kantor Akuntan Publik (KAP), ditujukan kepada manajemen perusahaan yang diperiksa laporan keuangannya (audit), yang isinya memberitahukan kelemahan dari pengendalian internal perusahaan baik material maupun immaterial weaknessess) yang ditemukan selama pelaksanaan pemeriksaan, disertai dengan saran-saran perbaikan dari KAP.

Bagaimana membuat management letter yang baik

Dalam membuat management letter, perlu diperhatikan beberapa hal penting agar dihasilkan suatu management letter yang baik dan efektif.

1. Management letter harus tepat waktu (timely), sehingga perusahaan masih sempat melakukan perbaikan-perbaikan dalam pengendalian intenrnya. Jika management letter terlambat diberikan, kemungkinan besar kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern sudah mengakibatkan terjadinya kesalahan dan kecurangan yang merugikan perusahaan.
2. Management letter harus berisi saran-saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan. Kalau saran-saran terlalu teoritis, tidak ada gunanya karena tidak bisa diterapkan di perusahaan.
3. Komentar dan saran-saran dalam management letter tidak boleh merupakan suatu yang “Surprise” (mengejutkan). Untuk itu, sebelumnya, konsep management letter harus didiskusikan terlebih dahulu dengan manajemen perusahaan dan bagian yang berkaitan dengan dimintakan komentar dari manajemen.
4. Management letter harus ditulis dengan menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak menyinggung perasaaan orang lain. Harus diusahakan agar walaupun kita mengomentari kesalahan orang lain namun tidak sampai menyinggung perasaan orang yang bersangkutan.
5. Kelemahan dan saran yang diberikan bisa diurut berdasarkan urut – urutan pos laporan posisi keuangan (neraca) dan laba rugi (misalnya mulai dari kas, piutang, persediaan dan seterusnya) atau menurut hal-hal yang paling penting yang memerlukan perhatian khusus dari manajemen dan perlu penanganan secepat mungkin.
6. Saran-saran yang diberikan harus disesuaikan dengan kondisi bisnis perusahaan dan harus menunjukkan kemauan baik kantor akuntan publik untuk membantu pengembangan usaha perusahaan.
7. Pada bagian akhir management letter jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada manajemen dan seluruh staf perusahaan, atas segala bantuan dan kerjasama yang diberikan selama akuntan publik melaksanakan pemeriksaannya.

Manfaat Management Letter

• Bagi Klien
  • Dapat mengetahui kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaannya
  • Dapat mengambil tindakan-tindakan perbaikan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut, berdasarkan saran-saran yang diberikan dalam management letter, sehingga bisa mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan akan kecurangan di dalam perusahaan.
• Kantor Akuntan Publik
  • Menjadikan KAP menjadi bertambah baik, karena disamping laporan pemeriksaan akuntan, juga memberikan management letter yang sangat bermanfaat bagi perusahaan.
  • Jika management letter puas, tentu akan menyarankan teman-teman bisnisnya untuk memakai jasa KAP tersebut.
  • Jika teman-teman bisnis tersebut tertarik, tentunya akan menambah jumlah klien (langganan) KAP.
• Staf Akuntan Publik
  • Jika klien kantor KAP bertambah, tentunya kesejahteraan pegawai dapat lebih ditingkatkan.
  • Mendapatkan banyak kesempatan untuk mempelajari pengendalian internal di berbagai macam/jenis perusahaan
  • Mendapatkan kesempatan untuk mempelajari bagiamana membuat management letter yang baik

 

Tugas dan Tanggung Jawab Anggota Tim Audit Dalam Membuat Management Letter

Untuk menghasilkan management letter yang baik perlu kerjasama dari seluruh anggota tim audit, mulai dari junior auditor sampai dengan audit partner. Berikut ini akan dijelaskan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim audit (dari akuntan publik) dalam membuat management letter:

1. Tugas dan tanggung jawab Asisten auditor (Junior Staff) sebagai berikut:
   • Sebagai petugas yang terjun ke lapangan (ke kantor perusahan) setiap hari, bertugas mengumpukan data dan informasi yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan, mengenai kebaikan maupun kelemahan pengendalian imtern.
   • Mendokumentasikan data dan informasi tersebut beserta salinan (copy) buki pendukung dalam kertas kerja pemeriksaan, untuk ditelaah lebih lanjut oleh senior auditornya.
2. Tugas dan tanggung jawab Senior Auditor (pimpinan tim pemeriksa) sebagai berikut:
   • Menelaah kertas kerja yang pemeriksaan yang dibuat asisten auditor, khususnya yang berkaitan dengan informasi mengenai kelemahan pengendalian intern perusahaan.
   • Mengumpulkan hal-hal yang bisa dimasukkan dalam management letter, sekaligus menyusun konsep management letter.
   • Mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan bagian pajak dan bagian management service dari kantor akuntan publik, untuk mendapatkan komentar dari segi perpajakan dan sistem akuntansi.
   • Menyerahkan konsep management letter kepada audit supervisor/manager untuk ditelaah.
   • Setelah ditelaah oleh atasan, melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
3. Tugas dan tanggung jawab Audit Supervisor (Manajer) sebagai berikut:
   • Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan – perbaikan yang diperlukan kepada senior auditor.
   • Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki, kepada audit partner untuk ditelaah.
   • Setelah ditelaah audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari audit partner), mendiskusikan konsep management letter tersebut dengan manajemen perusahaan.
   • Melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen perusahaan dan meminta persetujuan audit partner jika ada saran perubahan dari manajemen perusahaan.
   • Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk difinalisasi.
4. Tugas dan tanggung jawab Audit Partner sebagai berikut:
   • Menelaah dan mengedit konsep management letter yang diterima dari audit manager dan mendiskusikannya dengan audit manager dan (jika perlu) dengan audit senior.
   • Mengembalikan konsep tersebut berikut saran-saran perbaikan (jika ada) kepada audit manager.
   • Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, kemudian meminta audit manager untuk mendiskusikannya dengan manajemen perusahaan.
   • Membahas dengan audit manager, hasil diskusi konsep management letter yang telah dilakukan oleh audit manager dengan manajemen perusahaan.
   • Menandatangani management letter yang final untuk dikirimkan kepada manajemen perusahaan.

Dari pembahasan – pembahasan di atas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Management letter merupakan suatu alat komunikasi antara kantor akuntan publik dengan manajemen perusahaan yang diaudit, mengenai pengendalian intern dan kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan.
2. Management letter merupakan dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian intern yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikannya kepada klien. Sehingga jika di kemudian hari terjadi kecurangan yang merugikan perusahaan karena kelemahan pengendalian intern yang belum diperbaiki, akuntan publik tidak bisa disalahkan.
3. Management letter bermanfaat bagi perusahaan yang diaudit, kantor akuntan publik maupun staf kantor akuntan publik.
4. Managemen letter dapat merupakan “iklan tidak langsung” bagi kantor akuntan publik.
5. Semua kantor akuntan publik harus membiasakan diri untuk memberikan management letter yang baik dan bermanfaat bagi kliennya.