Pengertian Audit SDM

Audit SDM merupakan penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-program SDM. Audit SDM menekankan pada penilaian (evaluasi) terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya serta memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja dari program/aktivitas tersebut (Bhayangkara, 2019:106).

Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara (Bhayangkara, 2019:106):

  1. Menyediakan umpan balik nilai kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dan tujuan perusahaan
  2. Menilai kualitas praktik, kebijakan dan pengelolaan SDM
  3. Melaporkan kebedaraan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan
  4. Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM
  5. Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara-cara menigkatkannnya
  6. Mengindentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.

Kerangka Kerja Audit SDM

Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengelolaan SDM dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Audit menilai dukungan SDM terhadap pencapaian tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan tersebut dan merekomendasikan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan rekomendasi dari hasil audit perusahaan melakukan perubahan dan mengevaluasi pengaruh perubahan-perubahan hasil audit (Bhayangkara, 2019:107).

 Tujuan Audit SDM

Tujuan  audit SDM antara lain (Bhayangkara, 2019:108):

  1. Menilai efektivitas dari fungsi SDM
  2. Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif dan efisien
  3. Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan
  4. Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.
  5. Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas berbagai program/aktivitas SDM

 Manfaat Audit SDM

Manfaat audit SDM menurut William B Wertther dan Keith Davis antara lain (Bhayangkara, 2019:108):

  1. Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap Organisasi
  2. Meningkatkan citra profesional Departemen SDM
  3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan Departemen SDM
  4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab Departemen SDM
  5. Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
  6. Menemukan masalah-masalah kritis dalam dalam Bidang SDM
  7. Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam praktik SDM
  8. Menurunkan biaya SDM melalui melalui prosedur SDM yang lebih efektif
  9. Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM
  10. Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM

 Pendekatan Audit SDM

Tiga pendekatan utama dalam audit SDM yang umum digunakan, yaitu (Bhayangkara, 2019:110):

1.       Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku

2.      Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi

3.      Menilai kinerja program

Langkah-langkah Audit SDM

Langkah-langkah audit SDM antara lain (Bhayangkara, 2019:110):

1.       Audit pendahuluan

Audit pendahuluan menenkankan pada pencaharian informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM. Informasi ini akan digunakan untuk perumusan tujuan audit sementara. Tujuan audit merupakan suatu hipotesis yang memerlukan pembuktian untuk menjawab pertanyaan auditor. Tujuan audit merupakan hal penting dalam audit SDM karena tujuan audit ini yang mengarahkan bagaimana audit dilaksanakan, termasuk hasil apa yang diharapkan dari audit. tujuan audit terdiri dari tiga elemen yaitu: kriteria, penyebab dan akibat.

Kriteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bagi setiap individu dan kelompok dalam organisasi dalam bertindak seperti peraturan, kebijakan, ketentuan dll. Kriteria dapat berupa hal-hal berikut:

    • Rencana kerja
    • Berbagai kebijakan dan peraturan tentang SDM
    • Tujuan setiap program SDM
    • Standar Operating Procedure (SOP) yang dimiliki perusahaan
    • Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan
    • Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang ditetapkan perusahaan
    • Peraturan pemerintah
    • Standar (norma) yang merupakan best practice yang diterapkan oleh perusahaan sejenis dalam bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan  (benchmark).
    • Kriteria lain yang mungkin untuk diterapkan

2.      Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program SDM

Auditor harus memahami sistem pengendalian manajemen terutama yang berkaitan dengan pengelolaan SDM. Beberapa hal yang berhubungan dengan sistem pengendalian  manajemen yang harus diperhatikan auditor SDM antara lain:

    • Tujuan dari program/aktivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas.
    • Kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program/aktivitas kualifikasi  dari SDM yang terlibat dari program yang dilaksanakan.
    • Anggaran program
    • Pedoman/metode kerja, persyaratan kualifikasi
    • Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan
    • Standar (ukuran) kinerja program

Berdasarkan hasil review sistem pengendalian manajemen, auditor akan mampu memahami kondisi yang terjadi, sehingga auditor dapat memutuskan apakah tujuan audit sementara dapat ditingkatkan menjadi tujuan audit yang sesungguhnya atau diabaikan. Selain itu auditor dapat mengambil keputusan apakah audit dapat dilanjutkan atau tidak mengingat ketersediaan data yang dibutuhkan dan kebebasan dalam audit.

3.      Audit lanjutan

Dari temuan sebelumnya, auditor meringkas dan melakukan pengelompokkan terhadap temuan tersebut kedalam kelompok:

    • Kondisi, contoh kondisi yaitu rendahnya keterampilan karyawan, produktivitas rendah, tidak adanya motivasi untuk berprestasi pada karyawan, tingkat absensi dan perputaran karyawan tinggi dsb.
    • Kriteria, merupakan berbagai aturan, norma dan standar. Contoh kriteria yaitu pedoman pelaksanaan pelatihan karyawan, ketentuan pemberian insentif, aturan disiplin kerja, kompensasi dll.
    • Penyebab, merupakan tindakan riil dari pihak-pihak yang berwenang dalam menangani SDM, yang menyebabkan terjadinya kondisi yang ditemukannya oleh auditor. Contoh: tidak terlaksananya pelatihan karyawan sehingga keterampilan karyawan rendah.
    • Akibat, temuan berupa akibat yang harus ditanggung perusahaan karena terjadinya perbedaan tindaakan riil dengan kriteria. Contoh: banyak produk cacat, karyawan kurang terampil dalam mengoperasikan mesin dsb.

Berbagai temuan kemudian dianalisis untuk memahami permasalahan yang terjadi apakah permasalahan yang berdiri sendiri atau saling terkait. Auditor harus cermat dalam mengembangkan temuan secara cermat sehingga dapat diketahui adanya penyimpangan terjadi, penyebab dan akibat yang ditanggung perusahaan. selanjutnya auditor akan menyusun suatu rekomendasi perbaikan.

4.      Pelaporan

Laporan audit harus memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai pendukung kesimpulan tersebut. Dalam laporan juga harus disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor sebagai alternatif perbaikan terhadap penyimpangan (kekurangan) yang terjadi. Sebagai kelengkapannya, laporan juga harus menyatakan ruang lingkup dari audit yang dilakukan.

5.      Tindak lanjut

Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang  diajukan auditor. Keputusan untuk tindak lanjut ada pada manajemen, tetapi dalam pelaksanaan auditor mendampingi agar tindak lanjut berjalan sesuai dengan rekomendasi yang diajukan dan dapat mencapai tujuannya.

Ruang Lingkup Audit SDM

Ruang lingkup audit SDM dikelompokkan menjadi tiga kelompok sesuai dengan administrasi aset tetap pada umumnya antara lain (Bhayangkara, 2019:114):

  1. Rekruitmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM hingga proses seleksi dan penempatan
  2. Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM setelah ada diperusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan
  3. Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri maupun pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan.

Pengelompokkan Ruang Lingkup Audit SDM dan Sumber Informasinya yang bisa digunakan sebagai acuan oleh auditor dikelompokkan seperti tabel berikut (Bhayangkara, 2019:115):

Tabel Ruang Lingkup Audit SDM

 

Ruang lingkup

Sumber informasi

Rekruitmen SDM

1

Perencanaan SDM

Anggaran SDM

2

Rekruitmen

Data (catatan) biaya rekruitmen

3

Seleksi dan penempatan

Uraian dan spesifikasi pekerjaan

4

Orientasi dan penempatan

Tingkat penerimaan karyawan

 

 

Catatan wawancara karyawan

 

 

Catatan lamaran yang ditolak

 

 

Permintaan transfer

Pengelolaan SDM

1

Pelatihan & pengembangan karyawan

Data biaya pelatihan

2

Keselamatan dan kesehatan kerja

Catatan produksi

3

Kesejahteraan karyawan

Catatan kecelakaan kerja

4

Hubungan kerja

Catatan pengendalian kualitas

5

Penilaian kinerja

Catatan produktivitas karyawan

 

 

Catatan penilaian kinerja

 

 

Catatan kegagalan produk

 

 

Catatan kehadiran karyawan

 

 

Catatan tindakan disiplin terhadap karyawan

 

 

Data gaji dan tunjangan karyawan

 

 

Laporan survei penggajian

 

 

Catatan perputaran karyawan

 

 

Laporan survei biaya hidup

 

 

Catatan keluhan karyawan

 

 

Tuntutan serikat pekerja

Pemutusan Hubungan Kerja

1

Memasuki usia pensiun

Aturan pensiun

2

Pengunduran diri karyawan

Aturan mengenai kompensasi (penghargaan) karyawan

3

Pelanggaran disiplin

Aturan disiplin karyawan

4

Karyawan meninggal

Aturan sanksi karyawan

 

 

Hak dan kewajiban bagi karyawan yang masuk dalam program pemutusan hubungan kerja

Daftar Pustaka

Bhayangkar, IBK. 2019. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.